Resposta direta: não existe regime melhor em abstrato. O Simples simplifica e costuma servir a quem está no começo; o Presumido favorece margens altas com faturamento acima do perfil do Simples; o Real acompanha margens apertadas ou créditos relevantes. A escolha certa sai da simulação com os números da sua empresa, refeita todo ano.
O que cada regime é, sem contabilês
O Simples Nacional reúne os principais tributos numa guia única, o DAS, para empresas com receita de até R$ 4,8 milhões por ano, nos termos da LC 123/2006. Há um detalhe que muita gente descobre tarde: acima do sublimite de R$ 3,6 milhões, ICMS e ISS saem do DAS e passam a ser recolhidos por fora.
No Lucro Presumido, a Receita presume a margem de lucro da atividade e tributa sobre ela, independentemente do resultado real. No Lucro Real, IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro efetivamente apurado, com obrigações acessórias mais pesadas e possibilidade de aproveitar créditos e prejuízos.
Onde a conta muda de lado
Prestadores de serviço no Simples convivem com dois mundos: o Anexo III, com alíquota inicial de 6%, e o Anexo V, que começa em 15,5%. A ponte entre eles é o Fator R: quando folha e pró-labore alcançam 28% da receita, a tributação pode migrar para o Anexo III.
Já no comércio e na indústria, os Anexos I e II iniciam em 4% e 4,5%, e a comparação com o Presumido tende a aparecer quando o faturamento cresce e a margem se mantém alta. Empresas com margem apertada, por outro lado, às vezes pagam menos no Real justamente porque o lucro tributado é o que sobrou de verdade.
Por que simular todo ano
A opção pelo regime vale para o ano-calendário. Faturamento que mudou de patamar, margem que abriu ou fechou, folha que cresceu: qualquer um desses movimentos pode inverter o resultado da conta do ano anterior.
Na Ápice, a simulação entra no calendário: antes do prazo de opção, comparamos os cenários com os números reais e documentamos a escolha. Confira sempre os valores vigentes na legislação, e trate qualquer regra deste artigo como ponto de partida para a análise do seu caso, não como conclusão.